KNOWLEDGE AREA MANAJEMEN PROYEK

KNOWLEDGE AREA  MANAJEMEN  PROYEK

     Artikel berikut akan membahas tentang “Lingkup Pengetahuan Manajemen Proyek”tentunya pembahasan ini akan kita sesuaikan dengan kebutuhan kita sebagai mahasiswa yg bisa dikatakan sebagai pemula.

     “Lingkup Pengetahuan Manajemen Proyek”(Project Management Knowledge Area) sering pula disebut dengan elemen manajemen proyek(the element of project management).Element atau Knowledge Area yg dimaksud terdiri atas 9 macam:

1.      Project Scope Management atau manajemen ruang lingkup

2.      Project Time Management atau manajemen waktu

3.      Project Cost Management atau manajemen biaya

4.      Project Human Resource Management atau manajemen sumber daya manusia

5.      Project Risk Management atau manajemen resiko

6.      Project Communication Management atau manajemen komunikasi

7.      Project Quality Management atau manajemen mutu

8.      Project Procurement Management atau manajemen pengadaan

9.      Project Integration Management atau manajemen integrasi

Berikut adalah definisi dari 9 element atau knowledge area

v  Project scope management memiliki fungsi untuk mendefinisikan serta mengendalikan aktivitas-aktivitas apa yang bisa dilakukan dan aktivitas-aktivitas apa saja yang tidak boleh dilakukan dalam menyelesaikan suatu proyek.

Ø  Proses pada ruang lingkup proyek:

  Inisiasi memulai proyek atau melanjutkan pada fase berikutnya

  Perencenaan ruang lingkup proyek

  Pendefinisian ruang lingkup proyek

  Membangun WBS

  Verifikasi ruang lingkup proyek

  Kendali perubahan ruang lingkup proyek

v  Project time management adalah pengelolaan waktu pelaksanaan, sedemikian rupa sehingga seluruh proyek dapat dilaksanakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan

Ø  Proses pada manajemen waktu:

 Pendefinisian Kegiatan

  Pengurutan Kegiatan

  Perkiraan Waktu Kegiatan

  Pembuatan Jadwal

  Pengendalian Jadwal

v  Project cost management adalah semua sumber daya yang harus dikorbankan untuk mencapai tujuan spesifik atau untuk mendapat sesuatu sebagai gantinya Biaya pada umumnya diukur dalam satuan keuangan seperti dollar, rupiah, dsb Manajemen Biaya Proyek termasuk di dalamnya adalah proses yang dibutuhkan untuk menjamin bahwa proyek dapat diselesaikan sesuai dengan budget yang telah disepakati

Ø  Proses pada manajemen biaya:

   Estimasi biaya: Mengembangkan perkiraan atau estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah proyek

  Penganggaran (Budgeting) Biaya: alokasi estimasi biaya keseluruhan untuk item pekerjaan individu untuk menetapkan data dasar untuk mengukur kinerja

   Pengendalian Biaya: Pengendalian perubahan anggaran proyek

v  Project Human Resource Management proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien.Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb

Ø  Proses pada manajemen sumber daya manusia:

  Perencanaan Sumber Daya Manusia mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek

  Akuisisi Tim Proyek usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek

  Membangun Tim Proyek Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek

  Mengelola Tim Proyek Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek

  Project Risk Management adalah proses sistematis untuk merencanakan, mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko proyek.  Tujuannya untuk meningkatkan peluang dan dampak peristiwa positif, dan mengurangi peluang dan dampak peristiwa yang merugikan proyek.

Ø  Proses pada manajemen resiko:

  Perencanaan manajemen risiko

  Identifikasi risiko

  Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif

  Perencanaan respon risiko

 Pengendalian dan monitoring risiko

v  Project Communication Management adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula

Ø  Proses pada manajemen komunikasi:

  Perencanaan Komunikasi (Communication Planning)mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah  proyek

  Distribusi Informasi adalah proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder

  Pelaporan Kinerja proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan

 Mengelola stakeholders proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi

v  Project Quality Management adalah aspek-aspek dari fungsi manajemen keseluruhan yang menetapkan dan menjalankan kebijakan mutu suatu perusahaan/organisasi. Dalam rangka mencukupkan kebutuhan pelanggan dan ketepatan waktu dengan anggaran yang hemat dan ekonomis, seorang manager proyek harus memasukkan dan mengadakan pelatihan management kualitas

v  Project Procurement Management adalah proses memperoleh barang ataupun jasa dari pihak di luar organisasi

Manajemen Pengadaan adalah proses –proses yang dilakukan untuk mendapatkan barang dan/atau jasa yang dibutuhkan sebuah proyek dari luar organisasi yang “didukungnya”

Ø  Proses pada manajemen pengadaan:

Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan ,proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya.  Dalam perencaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak

  Perencanaan kontrak kerja sama ,proses menggambarkan kebutuhan produk atau servis yang diperlukan, yang digambarkan dalam RFP, kriteria evaluasi dan SOW

  Permintaan respon dari distributor ,proses memperoleh informasi, tanggapan, penawaran atau proposal dari penjual

 Memilih Distributor ,proses memilih suplier yang paling potensial melalui proses analisis suplier potensial dan negosiasi

  Administrasi kontrak kerja sama ,formalisasi pernyataan kerja sama

       Penutupan Kontrak

v  Project Integration Management adalah tiang penyangga yangmempengaruhi dan dipengaruhi oleh seluruh knowledge area dalam Manajemen ProyekManajemen Integrasi Proyek melibatkan koordinasiseluruh knowledge area dalam project life cycleManajemen Integrasi Proyek, merupakan salah satukompetensi yang harus dimiliki oleh Manajer Proyeksebagai kunci koordinasi sdm, rencana dan pekerjaanpekerjaanyang harus dilakukan selama proyekberlangsung, serta pintu komunikasi antara proyek dengan

top manajemen.

Ø  Proses pada integrasi manajemen:

  Membangun Project Charter

  Membangun Preliminary Scope Statement

  Membangun Project Management Plan

  Mengarahkan dan mengelola ekseskusi proyek

  Monitoring & Kontroling proyek

  Melakukan dan mengendalikan perubahan proyek secara terintegrasi

 Menutup Proyek